Kafer Buku Komunikasi Bisnis Djoko Purwanto

Buku Djoko Purwanto Edisi 4

Buku Djoko Purwanto Edisi 3

Contoh Jurnal Komunikasi Bisnis

LITERATUR REVIEW : KOMUNIKASI BISNIS EFEKTIF DALAM DUNIA BISNIS

Oleh: Desi Septiani

Abstract: : In the world of small/ medium/ large business ,

people who are in it ( businesses ) can not

be separated from the communication activities .

Therefore , for those communication is a very important

factor for the attainment of an organization .

They can use a variety of communication media available ,

both conventional and electronic as a means of conveying messages of business.

Key Word: Communication, Business Communication, Effective Communication
 

Abstrak: Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menegah, maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Kata Kunci: Komunikasi, Komunikasi Bisnis, Komunikasi Efektif

Pendahuluan

            Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan radio atau music, menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, majalah atau bercengkraman dengan anggota keluarga.

            Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/ konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikaai nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/ bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (aneka macam surat menyurat, surat kabar, majalah dan tabloid). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual (televisi), intercom, radio panggil (pager), internet (situs web dan e-mail [electronic mail]), teleconference, video conference, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam/ seluler (handphone).

            Dalam dunia bisnis dengan skala kecil, menegah, maupun besar, orang-orang yang terlibat di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat vital dan penting kedudukannya demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai saraa penyampaian pesan-pesan bisnis.

            Seorang pimpinan suatu organisasi bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan secara lisan meliputi penyampaian pesan bisnis melalui telepon, radio panggil (pager), intercom, rapat-rapat (meeting), dan pengarahan (briefing). Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanijian kerja, suat pemesanan barang, atau membuat surat pengaduan (complaint letter), surat edaran umum, surat kerja, surat penolakan kerja, atau proposal ekspansi usaha. Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

Arti Penting Komunikasi

Komunikasi berasal dari kata communis (Latin artinya ‘makna’). Organisasi komunikasi menguraikan proses tersebut sehingga terjadi ‘pemaknaan yang sama’ baik antara karyawa dengan manajer maupun dengan masyarakat (Chaniago, 2013). Komunikasi bisa juga dikatakan sebagai sebuah lem pada organisasi, sehingga fungsi perencanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan dqpat dijalankan, dikoordinasikan dan diawasi sesuai target yang telah ditentukan. Secara sederhana komunikasi diartikan sebagai penyampaian informasi dari seseorang/ mesin kepada pihak lain. Jadi jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan.

            Komunikasi juga mempunyai pengertian yaitu suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Curtis, 2000). Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaa'n pesan. Adapun pengertian lain dari komunikasi yaitu, “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan, atau penyampaian informasi mengenai pikiran dan perasaan” (Robbin dan Jones, 1982).

            Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Di dalam dunia praktis, ada juga komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/ cross –cultural communications), selain komunikasi bisnis  (business communications). Komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi, maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk dan variasi komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.

            Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk suatu komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebig fleksibel (luwes) dan informal. Jenis komunikasi tersebut lazim dijumapi dalam kehidupan sehari-hari, misalnya komunikasi yang dilakukan di dalam suatu keluarga, atarkeluarga, antartetangga, antarteman, antarsejawat, atau antarkaryawan, untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi yang terjalin lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Tidak menjadi masalah apabila digunakan bahasa daerah, bahasa gaul, bahasa prokem, bahsa tubuh, atau antarpribadi tersebut adalah bahwa, penyampaian pesan-pesan tersebut dapat dipahami dengan baik oleh pihak lain. Di samping itu, pokok bahasan atau topic bahasannya juga sangat variatif.

            Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing individunya memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antardaerah, antarwilayah, maupun antarnegara (Purwanto, 2003).

            Bagaimana dengan komunikasi bisnis? Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komuniksi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbai untuk mencapai tujuan tertentu.

            Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakna berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

            Para komunikator seharusnya memahami dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti atau makna, bagaimana mengajak peserta/ audiens untuk berperan aktif dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor (lelucon) yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, serta bagaimana memilih media komunikasi secara tepat (melalui media tertulis [written] atau lisan [oral]). Di samping itu, seharusnya mereka juga dapat menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.

Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1.      Komunikasi Verbal

Komunikasi bisnis merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisir dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik (Suranto 2005).

Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal (tidak secara tertulis atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan suatu pesan kepada pihak lain. Sebagai contoh, jika ingin membahas suatu kejadian masa lalu, ide atau abstraksi, seseorang tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, dengan menyusun kata-kata ke dalam bentuk tertulis atau lisan.

Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan dengan baik dan benar.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunkaan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunkaan pendengaran dan bacaan.

2.      Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula secara mendasar, komunikasi nonverbal cukup berbeda dengan komunikasi verbal.

Pada umumnya, bentuk komunikasi noverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitasn bila menyuruh orang lain-dengan menggunakan bahasa nonverbal-untuk mengambil buku kerja di suatu tempat yang di dalamnya terdapat berbagai buku yang warna maupun judulnya bermacam-macam. Di samping itu, proses belajar yang dialami seseorang untuk dapat melakukan perilaku nonverbal juga sulit dijelaskan. Tidak seorang pun pernah mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tidak seorang pun pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jaan pikirannya buntu atau terganggu. Begitu halnya dengan teriakan histeris, manakala seseorang sedang mengalami frustasi atau stres berat karena tidak mampu menyelesaikan pekerjaan berat tepat waktu (Purwanto, 2006).

Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang berkata, “Tolong, bukakan pintu itu”, pada saat itu ia dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu.  Akan tetapi, ketika berkomunikasi secara nonverbal, ia sering kali melakukannya secara tidak sadar dan kadang kala disertai dengan muatan emosi yang tinggi. Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang mengerutkan dahi pada saat sedang memikirkan seseuatu, ekspresi wajah yang memerah karena ingin meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikiran sedang kacau, menutup pintu dengan keras, menggebrak meja dengan keras, dan sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tidak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan sedih, merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal

            Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang leboh besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Coba perhatikan emosi seorang pimpinan dalam suatu organisasi yang melakukan kesalahan fatal dalam menjalankan pekerjaannya.

            Apa kebaikan atau keunggulan komunikasi nonverbal? Salah satu keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan. Ketika mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah seseorang Nampak cerah ceria, tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendir, keluarga, atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tidak bergairah seolah-olah terasa hampa dan kosong (Purwanto, 2006).

            Dengan memeperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atu menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan syarat verbal (seperti tetulis). Namum, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang tejadi pada dirinya karena hal itutercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakah wajah seseorang murung atau cemberut, dapat diduga bahwa ia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga atau maslah bisnis di kantornya.

           Apa sebenarnya tujuan komunikasi nonverbal? Komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan (Cangara, 2006), yaitu:

1.      Memberikan informasi.

2.      Mengatur alur suatu percakapan.

3.      Mengekspresikan emosi.

4.      Memberi sifat, melengkapi, atau mengembangkan pesan-pesan verbal,

5.      Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6.      Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

            Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat (Curtis, 2000).

            Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman yang sedang melakukan tugasnya dalam suatu acara resepsi. Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukan bagian-bagian yang sudah atau yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, ketika berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh, seseorang dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan.

            Dari pembicaraan mengenai komunikasi non verbal di atas, dapat diimplikasikan bahwa jika pimpinan dapat memahami komunikasi non verbal para

bawahannya, maka karyawandapat dengan mudah mengendalikan karyawan sehingga pencapaian tujuan untuk membentuk pola perilaku etis.

Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

            Sudah saatnya para pengambil keputusan, khususnya manajemen puncak, mengantisispasi era perdagangan bebas dan globalisasi sejak dini. Era yang ditandai dengan semakin meluasnya berbagai produk dan jasa termasuk teknologi komunikasi ini, menyebabkan pertukaran informasi dari suatu negara ke negara lain semakin leluasa, sehingga seolah dunia ini tidak lagi terikat dengan sekat-sekat yang membatasi wilayah suatu negara (Purwanto, 2006).

            Tanpa harus mengamati secara jeli, orang awam pun mengetahui bahwa sudah lama Indonesia memasuki era globalisasi. Contoh sederhananya adalah masuknya sejumlah produk dan jasa dari luar negeri yang dapat dikonsumsi oleh konsumen di tanah air, seperti makanan cepat saji, minuman ringan, maianna anak-anak, pakaian, perlengkapan komunikasi, computer personal, produk elektronik (audiovisual), dan pekerja asing dalam berbagai bidang keahliannya.

            Dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan besar mencoba melakukan bisnis secara global. Pada umunya perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi di tanah air baik di bidang manufaktur, eksplorasi, maupun jasa, menggunakan beberapa konsultan asing untuk membantu mengembangkan perusahaan mereka. Begitu pula sebaliknya, perusahaan-perusahaan besar di tanah air juga ada yang mengembangkan bisinsnya ke berbagai negara.

            Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka. Bagaiamanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan (temasuk komunikasi lewat internet) maupun lisan (bertatap muka langsung).

            Semakin banyakmya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting. Saat ini ada beberapa pola kerja sama ekonomi di berbagai kawasan dunia, seperti kawasan ASEAN (AFTA/ ASEAN Free Trade Area), kawasan Asia Pasifik (APEC), kawasan Amerika Utara (NAFTA/ North American Free Trade Area). Kawasan Kanada (CFTA/ Canada Free Trade Area), kawasan Eropa Tengah (CEFTA/ Central European Free Trade Agreement), kawasan Eropa (EFTA/ European Free Trade Area), dan kawasan Amerika Latin (LAFTA/ Latin American Free Trade Association).

            Pendek kata, dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.

Komunikasi Efektif dalam Bisnis

            Gagasan-gagasan mutakhir tetang komunikasi yang efektif banyak dikemukakan penulis-penulis kontemporer, sebagai hasil penelitian mendalam tentag dunia komunikasi secara modern seperti beberapa kutipan di bawah ini.

            Gagasan perlu ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidaj reasoning atau penalaran) agar dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang dipilih untuk menyampaikan secara akurat berbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang pembaca (Aryanti, 2002).

Gagasan adalah modal dalam komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun tulisan adalah komunikasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan mengetahui secara pasti apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa sebuah informasi dalam komunikasi berbentuk tulisan harus masuk akal bagi orang lain dan tidak bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang

disampaikan melalui tulisan tersebut tidak disalahartikan oleh pembacanya.

Biasa terjadi dalam dunia kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan tertulis baik berupa instruksi kerja maupun sekedar informasi yang sifatnya memberikan pesan motivasional dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan

dan bawahan akibat bahasa yang tertulis dalam informasi yang disampaikan terlalu

birokratis, terlalu intelektuil, atau tidak dapat dipahami melalui nalar seorang karyawan.

Rob Abernathy dan Mark Reardon (2001) mengemukakan bahwa para ahli

neuro-linguistic mengingatkan kita akan keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat memberikan makna lebih dalam dan pemahaman lebih

jernih dari presentasi anda dengan menggunakan bahasa setiap modalitas (visual,

auditori, kinestetik).

Senada dengan itu Bobby dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga jalan utama atau modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita dari dunia di luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditorial, dan kinestetik, merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan (informasi) dari sebuah komunikasi.

Modal visual dalam berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan mencontohkan gerakan-gerakan tertentu (Turner, 2007).

            Memperjelas model komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen tenaga kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang pelayanan costumer bank sebagai seorang teller yang biasa berhadapan dengan orang banyak. Pihak Human Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan presentasi dengan menggunakan peralatan-peralatan audio visual dan menampilkan gambar-gambar, bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat ketertarikan apa yang disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih cepat memahami isi penyampaian dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh speaking style dari peralatan audio visual tersebut bagaimana seharusnya cara berbicara yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa dihargai. Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah

memperagakan dengan gerakan tubuh untuk mengajari para calon teller bagaimana

berkomunikasi nonverbal (bahasa tubuh) kepada costumer.

Ini hanya salah satu contoh pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam

dunia kerja, banyak contoh lain seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya yang menjadikan komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level kerja dapat tercipta dengan efektif.

Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

            Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut (Purwanto, 2006):

1.      Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian masuk ke topic bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

2.      Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3.      Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4.      Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yag tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topic pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh  perhatian yang seksama bagi para komunikator.

Pentingnya Komunikasi Bisnis yang Efektif

            Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengoordinasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu (Guffey, 2006):

a.       Subjek dan tujuan haruslan jelas.

b.      Semua informasi harus berhubungan dengan sebjek dan tujuan.

c.       Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator (Purwanto, 2006).

a.      Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.

b.      Membantu Audiens Menerma Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point)

c.       Menghemat Waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Di samping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d.      Mempermudah Pekerjaan Komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian  pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan pengetahuan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meninngkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

Penutup

Komunikasi sebagai bagian yang sangat vital dan penting dalam kehidupan sehari-hari apalagi dalam dunia bisnis. Setiap hal yang dilakukan dan diproses dalam sebuah bisnis, perkantoran, perdagangan maupun produksi pastinya menggunakna komunikasi sebagai alat koordinasi antar sesama rekan kerja/ pegawai/ karyawan pada saat bekerja. Mendengarkan radio radio atau music, menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, majalah atau bercengkraman dengan anggota keluarga juga termasuk kegiatan komunikasi sehari-hari. Dengan berbagai media komunikasi yang bervariasi seiring perkembangan ilmu teknologi yang tidak pernah berhenti komunikasi kini menjadi sangat mudah tanpa mengenai jarak lagi.

Dan di masa kini engan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka. Bagaiamanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan (temasuk komunikasi lewat internet) maupun lisan (bertatap muka langsung).

Komunikasi efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam organisasi. Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis. Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunkaan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunkaan pendengaran dan bacaan.

Komunikasi efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi nonverbal (bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif dan pola perilaku etis dapat terbentuk. Dengan memahami pentingnya komunikasi efektif dan apa saja yang menjadikan komunikasi tidak efektif, tidak ada salahnya penerapan komunikasi yang efektif beserta keuntungan-keuntungannya dapat lebih diperhatikan kembali oleh pihak-pihak di dalam dunia bisnis

Daftar Pustaka

Ablonczy-Mihalyka, Livia. 2009. “Business Communication between People with Different Cultural Backgrounds”. 1(19): 121 – 129.

Aryanti, Neli. 2002. “Membentuk Komunikasi Efektif Dalam Dunia Kerja”. 2(1). 33-40.

AW, Suranto. 2005. Komunikasi Perkantoran; Prinsip Komunikasi untuk  Meningkatkan Kinerja Perkantoran, Cetakan I. Depok :Media Wacana.

Cangara, Hafied. 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi, Edisi I. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.

Curtis, Dan B., et.all. 2000. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Terjemahan Yuyun Wirasasmita. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis, Edisi I. Yogyakarta: Andi.

Guffey, Mary Ellen. 2006. Business Communication Process Product. Edisi Keempat. Terjemahan Ichsan Satyo Budi. Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta:

Erlangga.

---------------------, 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi III. Jakarta: Erlangga.

Robbin, James G dan Barbara S. Jones. 1982. Effective Communication for Today Manager. Terjemahan R. Truman Sirait. Jakarta: Tulus Jaya.

Turner, Jeanine Warisse and N. Lamar Reinsch .2007. “Journal of Business Communication”. 44(36).

Referensi Buku Komunikasi Bisnis

Referensi Buku Komunikasi Bisnis
(Yulia Anggraini M.Kesos)

1.      Mary E. Guffey dkk. Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Jakarta: Salemba Empat. 2006

2.      Bovee & Thill. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. 2003

3.      Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga, Jakarta, 1997

4.      Tarsis Tarmudji, Komunikasi Dunia Usaha, Liberty, Yogyakatra, 1992

5.      A.W. Widjaja, Ilmu Komunikasi, PT. Bina Aksara, Jakarta, 1988

6.      Sutrisna Dewi.Komunikasi Bisnis.Denpasar:Fakultas Ekonomi UNUD. 2005