LITERATUR REVIEW : KOMUNIKASI BISNIS EFEKTIF DALAM DUNIA BISNIS
Oleh: Desi Septiani
Abstract: : In the world of small/ medium/ large business ,
people who are in it ( businesses ) can not
be separated from the communication activities .
Therefore , for those communication is a very important
factor for the attainment of an organization .
They can use a variety of communication media available ,
both conventional and electronic as a means of conveying messages of business.
Key Word: Communication, Business Communication, Effective Communication
Abstrak: Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menegah, maupun
besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak
dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka
komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu
organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik
yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan
bisnis.
Kata Kunci: Komunikasi, Komunikasi
Bisnis, Komunikasi Efektif
Pendahuluan
Dalam kehidupan
sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai
dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau
sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan
radio atau music, menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, majalah atau
bercengkraman dengan anggota keluarga.
Kegiatan
komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
baik media komunikasi nonelektronik/ konvensional maupun media komunikasi
elektronik. Media komunikaai nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa
lisan, bahasa isyarat/ bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang
menggunakan kertas (aneka macam surat menyurat, surat kabar, majalah dan
tabloid). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media
audio-visual (televisi), intercom,
radio panggil (pager), internet
(situs web dan e-mail [electronic mail]), teleconference, video
conference, telepon biasa (fixed line),
dan telepon genggam/ seluler (handphone).
Dalam
dunia bisnis dengan skala kecil, menegah, maupun besar, orang-orang yang terlibat
di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi.
Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat vital dan
penting kedudukannya demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun
yang elektronik sebagai saraa penyampaian pesan-pesan bisnis.
Seorang
pimpinan suatu organisasi bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas
kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan
secara lisan meliputi penyampaian pesan bisnis melalui telepon, radio panggil (pager), intercom, rapat-rapat (meeting),
dan pengarahan (briefing).
Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan
kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanijian kerja, suat pemesanan barang,
atau membuat surat pengaduan (complaint
letter), surat edaran umum, surat kerja, surat penolakan kerja, atau
proposal ekspansi usaha. Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan
kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.
Arti Penting
Komunikasi
Komunikasi berasal dari kata communis (Latin artinya ‘makna’). Organisasi komunikasi menguraikan
proses tersebut sehingga terjadi ‘pemaknaan yang sama’ baik antara karyawa
dengan manajer maupun dengan masyarakat (Chaniago, 2013). Komunikasi bisa juga
dikatakan sebagai sebuah lem pada organisasi, sehingga fungsi perencanaan yang
telah ditetapkan oleh pimpinan dqpat dijalankan, dikoordinasikan dan diawasi
sesuai target yang telah ditentukan. Secara sederhana komunikasi diartikan
sebagai penyampaian informasi dari seseorang/ mesin kepada pihak lain. Jadi
jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka
komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna
mengenai apa yang dipercakapkan.
Komunikasi juga mempunyai pengertian
yaitu suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang
biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau
tindakan (Curtis, 2000). Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu
proses pengiriman dan penerimaa'n pesan. Adapun pengertian lain dari komunikasi
yaitu, “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, atau kegiatan
penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna.
Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan, atau penyampaian
informasi mengenai pikiran dan perasaan” (Robbin dan Jones, 1982).
Pada
umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau
lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan oleh seseorang melalui
lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Di dalam dunia praktis, ada
juga komunikasi antarpribadi (interpersonal
communication) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/ cross –cultural communications), selain komunikasi
bisnis (business communications). Komunikasi bisnis, komunikasi
antarpribadi, maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk dan variasi
komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.
Komunikasi antarpribadi merupakan
bentuk suatu komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan
menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebig
fleksibel (luwes) dan informal. Jenis komunikasi tersebut lazim dijumapi dalam
kehidupan sehari-hari, misalnya komunikasi yang dilakukan di dalam suatu
keluarga, atarkeluarga, antartetangga, antarteman, antarsejawat, atau
antarkaryawan, untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi yang terjalin lebih
santai, akrab, dan tidak kaku. Tidak menjadi masalah apabila digunakan bahasa
daerah, bahasa gaul, bahasa prokem, bahsa tubuh, atau antarpribadi tersebut
adalah bahwa, penyampaian pesan-pesan tersebut dapat dipahami dengan baik oleh
pihak lain. Di samping itu, pokok bahasan atau topic bahasannya juga sangat
variatif.
Komunikasi lintas budaya merupakan
bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang
masing-masing individunya memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan
geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antardaerah,
antarwilayah, maupun antarnegara (Purwanto, 2003).
Bagaimana
dengan komunikasi bisnis? Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang
dimaksud dengan komunikasi bisnis
adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam bentuk komuniksi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbai
untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam
dunia bisnis, seorang komunikator yang baik disamping harus memiliki kemampuan
berkomunikasi yang baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakna berbagai
macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis dapat tercapai.
Para
komunikator seharusnya memahami dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang
mampu membentuk suatu arti atau makna, bagaimana mengajak peserta/ audiens
untuk berperan aktif dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor (lelucon) yang
mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang
mampu menghidupkan diskusi, serta bagaimana memilih media komunikasi secara
tepat (melalui media tertulis [written]
atau lisan [oral]). Di samping itu,
seharusnya mereka juga dapat menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa
tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.
Bentuk Dasar
Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim
digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
Masing-masing dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi bisnis merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain baik secara tertulis (written)
maupun lisan (oral). Bentuk
komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisir dengan
baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik
(Suranto 2005).
Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan
pesan-pesannya secara nonverbal (tidak secara tertulis atau lisan). Namun,
ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan
suatu pesan kepada pihak lain. Sebagai contoh, jika ingin membahas suatu kejadian
masa lalu, ide atau abstraksi, seseorang tidak dapat menggunakan ekspresi wajah
atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan
bahasa verbal, dengan menyusun kata-kata ke dalam bentuk tertulis atau lisan.
Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis diharapkan
orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan
bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan dengan
baik dan benar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada
keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunkaan tulisan maupun
lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunkaan
pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia
menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa
tubuh (body language) sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat
mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang baik rasa
senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula
secara mendasar, komunikasi nonverbal cukup berbeda dengan komunikasi verbal.
Pada umumnya, bentuk komunikasi noverbal memiliki sifat
yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk
dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitasn bila menyuruh
orang lain-dengan menggunakan bahasa nonverbal-untuk mengambil buku kerja di
suatu tempat yang di dalamnya terdapat berbagai buku yang warna maupun judulnya
bermacam-macam. Di samping itu, proses belajar yang dialami seseorang untuk
dapat melakukan perilaku nonverbal juga sulit dijelaskan. Tidak seorang pun
pernah mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tidak
seorang pun pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jaan pikirannya buntu
atau terganggu. Begitu halnya dengan teriakan histeris, manakala seseorang
sedang mengalami frustasi atau stres berat karena tidak mampu menyelesaikan
pekerjaan berat tepat waktu (Purwanto, 2006).
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan
komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum
menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang
ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang berkata, “Tolong, bukakan pintu
itu”, pada saat itu ia dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud
tertentu. Akan tetapi, ketika
berkomunikasi secara nonverbal, ia sering kali melakukannya secara tidak sadar
dan kadang kala disertai dengan muatan emosi yang tinggi. Contoh yang paling
sederhana adalah ketika seseorang mengerutkan dahi pada saat sedang memikirkan
seseuatu, ekspresi wajah yang memerah karena ingin meluapkan kemarahan,
mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikiran sedang kacau, menutup pintu
dengan keras, menggebrak meja dengan keras, dan sejenisnya. Hal-hal tersebut
merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tidak pernah direncanakan
sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan sedih, merupakan bagian dari
komunikasi nonverbal.
Pentingnya
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal sering
tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki
pengaruh yang leboh besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat
komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan
penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Coba perhatikan emosi seorang
pimpinan dalam suatu organisasi yang melakukan kesalahan fatal dalam
menjalankan pekerjaannya.
Apa
kebaikan atau keunggulan komunikasi nonverbal? Salah satu keunggulan komunikasi
nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat
kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain
dengan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat).
Komunikasi dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau
ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan. Ketika mendengar
berita menyenangkan, ekspresi wajah seseorang Nampak cerah ceria, tanpa beban.
Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut
diri sendir, keluarga, atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya
akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tidak bergairah seolah-olah
terasa hampa dan kosong (Purwanto, 2006).
Dengan
memeperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atu
menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang
lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal
ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat
saja menutup-nutupi kecurangan dengan syarat verbal (seperti tetulis). Namum,
ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang tejadi pada dirinya karena
hal itutercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakah wajah seseorang murung atau
cemberut, dapat diduga bahwa ia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin
masalah pribadi, keluarga atau maslah bisnis di kantornya.
Apa
sebenarnya tujuan komunikasi nonverbal? Komunikasi nonverbal mempunyai enam
tujuan (Cangara, 2006), yaitu:
1.
Memberikan informasi.
2.
Mengatur alur suatu percakapan.
3.
Mengekspresikan emosi.
4.
Memberi sifat, melengkapi, atau mengembangkan pesan-pesan verbal,
5.
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6.
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan
tongkat golf yang baik dan benar.
Komunikasi
nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya
yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir
panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat (Curtis,
2000).
Coba
perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman yang sedang melakukan
tugasnya dalam suatu acara resepsi. Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa
isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukan
bagian-bagian yang sudah atau yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman.
Contoh lain, ketika berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di
suatu tempat yang agak jauh, seseorang dapat menggunakan isyarat nonverbal
seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan.
Dari
pembicaraan mengenai komunikasi non verbal di atas, dapat diimplikasikan bahwa
jika pimpinan dapat memahami komunikasi non verbal para
bawahannya, maka karyawandapat dengan
mudah mengendalikan karyawan sehingga pencapaian tujuan untuk membentuk pola
perilaku etis.
Pentingnya
Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Sudah saatnya para pengambil
keputusan, khususnya manajemen puncak, mengantisispasi era perdagangan bebas
dan globalisasi sejak dini. Era yang ditandai dengan semakin meluasnya berbagai
produk dan jasa termasuk teknologi komunikasi ini, menyebabkan pertukaran
informasi dari suatu negara ke negara lain semakin leluasa, sehingga seolah
dunia ini tidak lagi terikat dengan sekat-sekat yang membatasi wilayah suatu
negara (Purwanto, 2006).
Tanpa
harus mengamati secara jeli, orang awam pun mengetahui bahwa sudah lama
Indonesia memasuki era globalisasi. Contoh sederhananya adalah masuknya
sejumlah produk dan jasa dari luar negeri yang dapat dikonsumsi oleh konsumen
di tanah air, seperti makanan cepat saji, minuman ringan, maianna anak-anak,
pakaian, perlengkapan komunikasi, computer personal, produk elektronik
(audiovisual), dan pekerja asing dalam berbagai bidang keahliannya.
Dalam
menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan besar
mencoba melakukan bisnis secara global. Pada umunya perusahaan-perusahaan besar
yang beroperasi di tanah air baik di bidang manufaktur, eksplorasi, maupun
jasa, menggunakan beberapa konsultan asing untuk membantu mengembangkan
perusahaan mereka. Begitu pula sebaliknya, perusahaan-perusahaan besar di tanah
air juga ada yang mengembangkan bisinsnya ke berbagai negara.
Dengan
melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas
budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di
antara mereka. Bagaiamanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua
orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan
(temasuk komunikasi lewat internet) maupun lisan (bertatap muka langsung).
Semakin
banyakmya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia
saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting. Saat
ini ada beberapa pola kerja sama ekonomi di berbagai kawasan dunia, seperti
kawasan ASEAN (AFTA/ ASEAN Free Trade
Area), kawasan Asia Pasifik (APEC), kawasan Amerika Utara (NAFTA/ North American Free Trade Area). Kawasan
Kanada (CFTA/ Canada Free Trade Area),
kawasan Eropa Tengah (CEFTA/ Central
European Free Trade Agreement), kawasan Eropa (EFTA/ European Free Trade
Area), dan kawasan Amerika Latin (LAFTA/ Latin
American Free Trade Association).
Pendek
kata, dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke
wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan
komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.
Komunikasi
Efektif dalam Bisnis
Gagasan-gagasan mutakhir tetang
komunikasi yang efektif banyak dikemukakan penulis-penulis kontemporer, sebagai
hasil penelitian mendalam tentag dunia komunikasi secara modern seperti
beberapa kutipan di bawah ini.
Gagasan
perlu ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidaj reasoning atau penalaran)
agar dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang dipilih untuk
menyampaikan secara akurat berbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus
tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang
pembaca (Aryanti, 2002).
Gagasan adalah modal dalam
komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun tulisan adalah
komunikasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan mengetahui secara pasti
apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa sebuah informasi dalam
komunikasi berbentuk tulisan harus masuk akal bagi orang lain dan tidak
bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang
disampaikan melalui tulisan tersebut
tidak disalahartikan oleh pembacanya.
Biasa terjadi dalam dunia
kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan tertulis baik berupa instruksi
kerja maupun sekedar informasi yang sifatnya memberikan pesan motivasional
dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan
dan bawahan akibat bahasa yang
tertulis dalam informasi yang disampaikan terlalu
birokratis, terlalu intelektuil, atau
tidak dapat dipahami melalui nalar seorang karyawan.
Rob Abernathy dan Mark
Reardon (2001) mengemukakan bahwa para ahli
neuro-linguistic mengingatkan kita akan
keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat memberikan makna
lebih dalam dan pemahaman lebih
jernih dari presentasi anda dengan
menggunakan bahasa setiap modalitas (visual,
auditori, kinestetik).
Senada dengan itu Bobby
dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga jalan utama atau
modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita dari dunia di
luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditorial, dan kinestetik,
merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan (informasi) dari
sebuah komunikasi.
Modal visual dalam
berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa
yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan
bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat
mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau
dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir
kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang
membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih
dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan
mencontohkan gerakan-gerakan tertentu (Turner, 2007).
Memperjelas
model komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen
tenaga kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang
pelayanan costumer bank sebagai
seorang teller yang biasa berhadapan
dengan orang banyak. Pihak Human
Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan presentasi dengan
menggunakan peralatan-peralatan audio visual dan menampilkan gambar-gambar,
bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat ketertarikan apa yang
disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih cepat memahami isi
penyampaian dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh speaking style dari peralatan audio
visual tersebut bagaimana seharusnya cara berbicara yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa
dihargai. Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah
memperagakan dengan gerakan tubuh
untuk mengajari para calon teller bagaimana
berkomunikasi nonverbal (bahasa tubuh)
kepada costumer.
Ini hanya salah satu contoh
pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam
dunia kerja, banyak contoh lain
seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya yang menjadikan
komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level kerja dapat tercipta
dengan efektif.
Hal-Hal Yang
Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan
yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak
terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya.
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa
hal sebagai berikut (Purwanto, 2006):
1. Bertele-tele
Sering kali
pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa
paragraph, baru kemudian masuk ke topic bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan
awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama
untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Faktor
berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam
pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping
membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi
kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya
informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Penyebab
selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan
topic bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan
ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting
yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam
Pembahasan
Apabila
pesan-pesan yag tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan
yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari topic pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang
hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat
masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu,
hal-hal tersebut perlu memperoleh
perhatian yang seksama bagi para komunikator.
Pentingnya Komunikasi Bisnis yang
Efektif
Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi
para audiens. Mengoordinasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi
komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal
yang perlu diperhatikan, yaitu (Guffey, 2006):
a.
Subjek dan tujuan haruslan jelas.
b.
Semua informasi harus berhubungan dengan sebjek dan tujuan.
c.
Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d.
Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan
yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan,
membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah
pekerjaan komunikator (Purwanto, 2006).
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan
poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dan runtut, dan
memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan
memahami maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerma Suatu Pesan
Pengorganisasian
pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan,
juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya,
seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer
toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin
saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat
dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya
bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point)
c.
Menghemat Waktu
Apabila suatu
pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu
audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang
baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan
hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Di
samping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan
yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian
pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat
selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat
penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian
pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui
apa yang ingin disampaikan dan pengetahuan dan mengetahui cara menyampaikannya,
rasa percaya diri komunikator akan meninngkat. Semakin tinggi rasa percaya diri
komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
Penutup
Komunikasi sebagai bagian yang sangat vital dan penting
dalam kehidupan sehari-hari apalagi dalam dunia bisnis. Setiap hal yang
dilakukan dan diproses dalam sebuah bisnis, perkantoran, perdagangan maupun
produksi pastinya menggunakna komunikasi sebagai alat koordinasi antar sesama
rekan kerja/ pegawai/ karyawan pada saat bekerja. Mendengarkan radio radio atau
music, menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, majalah atau
bercengkraman dengan anggota keluarga juga termasuk kegiatan komunikasi
sehari-hari. Dengan berbagai media komunikasi yang bervariasi seiring
perkembangan ilmu teknologi yang tidak pernah berhenti komunikasi kini menjadi
sangat mudah tanpa mengenai jarak lagi.
Dan di masa kini engan
melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas
budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di
antara mereka. Bagaiamanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua
orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan
(temasuk komunikasi lewat internet) maupun lisan (bertatap muka langsung).
Komunikasi
efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur organisasi,
spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam
organisasi. Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana
oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah
pola perilaku etis. Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada
keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunkaan tulisan maupun
lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunkaan
pendengaran dan bacaan.
Komunikasi efektif juga
bisa dicapai dengan memahami model komunikasi nonverbal (bahasa tubuh) seperti
kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh.
Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal
maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif
dan pola perilaku etis dapat terbentuk. Dengan memahami pentingnya komunikasi
efektif dan apa saja yang menjadikan komunikasi tidak efektif, tidak ada salahnya
penerapan komunikasi yang efektif beserta keuntungan-keuntungannya dapat lebih
diperhatikan kembali oleh pihak-pihak di dalam dunia bisnis
Daftar
Pustaka
Ablonczy-Mihalyka, Livia. 2009. “Business Communication between People with Different Cultural Backgrounds”.
1(19): 121 – 129.
Aryanti, Neli. 2002. “Membentuk Komunikasi Efektif Dalam
Dunia Kerja”. 2(1). 33-40.
AW, Suranto. 2005. Komunikasi
Perkantoran; Prinsip Komunikasi untuk
Meningkatkan Kinerja Perkantoran, Cetakan I. Depok :Media Wacana.
Cangara, Hafied. 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi, Edisi I. Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.
Curtis, Dan B., et.all. 2000. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Terjemahan Yuyun Wirasasmita.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis, Edisi I. Yogyakarta:
Andi.
Guffey, Mary Ellen. 2006. Business Communication Process Product. Edisi Keempat. Terjemahan Ichsan
Satyo Budi. Jakarta: Salemba Empat.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta:
Erlangga.
---------------------, 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi III. Jakarta: Erlangga.
Robbin, James G dan Barbara S. Jones. 1982. Effective Communication for Today Manager.
Terjemahan R. Truman Sirait. Jakarta: Tulus Jaya.
Turner, Jeanine Warisse and N. Lamar Reinsch .2007. “Journal of Business Communication”. 44(36).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar