Perkuliahan Ke 5 Manajemen Mutu

Yulia Anggraini M.Kesos

Konsep Keterandalan dan Prinsip Kerja Pemeliharaan

Maintenance (pemeliharaan) adalah semua aktivitas yang berkaitan untuk mempertahankan peralatan system dalam kondisi layak bekerja. Sebuah system pemeliharaan yang baik akan menghilangkan variabilitas system. Taktik pemeliharaan adalah :

1. Menerapkan dan meningkatkan pemeliharaan pencegahan
2. Meningkatkan kemampuan atau kecepatan perbaikan

Reliability (keandalan) adalah peluang sebuah komponen mesin atau produk akan bekerja secara baik untuk waktu tertentu di baawah kondisi tertentu. Taktik keandalan adalah :

1. Meningkatkan komponen individual
2. Memberikan redundancy

Tujuan pemeliharaan dan keandalan adalah untuk mempertahankan kemampuan system, selagi mengendalikan biaya.

Strategi Pemeliharaan dan Keandalan yang baik membutuhkan keterlibatan karyawan dan prosedur yang baik.

A. MAINTENANCE (PEMELIHARAAN)

Untuk mengukur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan.

Factor karyawan dalam hal pemeliharaan dapat dilihat dari informasi yang dimiliki karyawan, keahlian yang dimilikinya, kompensasi yang diterima sebagai factor penguat motivasi dan kekuatan sinergi yang perlu dilakukan. Sebagai upaya untuk meningkatkan penguasaan informasi dan keahlian dalam kaitannya dengan kegiatan pemeliharaan, maka pihak manajemen dapat menempuh beberapa hal yaitu :

• Pertukaran informasi. Melalui penciptaan iklim yang kondusif, misalnya adanya bank data ( bank prosedur) yang berisikan data serta prosedur tentang pemeliharaan segala jenis mesin dalam system manufaktur.
• Pelatihan keahlian. Bagi karyawan yang belum memiliki keahlian yang diharapkan, perusahaan dapat memilih untuk mengirimkan ke training center yang menawarkan pelatihan-pelatihan atau langsung dilatih di perusahaan melalui on the job training.

Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan. Pembersihan ini ditujukan untuk menghindari korosi, kemacetan akibat adanya kotoran dan kegiatan ini dilakukan secara rutin. Sedangkan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan material mesin secara langsung, mendinginkan panas mesin pada kondisi tertentu, dan memperpanjang umur mesin.

Prosedur berikutnya adalah monitor dan penyesuaian. Monitor harus dilakukan secara kontinu dengan jadwal yang sudah ditentukan. System monitor yang baik akan mampu melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Manfaat dari adanya kegiatan pemeliharaan ( maintenance) antara lain :

1. Perbaikan terus-menerus. Kegiatan ini menjadi kajian yang penting dalam manajemen operasi, baik manufaktur maupun jasa, terutama pabrik-pabrik yang menggunakan mesin yang berputar dan beroperasi setiap saat.
2. Meningkatkan kapasitas. Dengan adanya perbaikan yang terus-menerus, maka tidak aka nada pengerjaan ulang / proses ulang, sehingga kapasitas akan meningkat.
3. Mengurangi persediaan. Karena tidak perlu ada tumpukan bahan baku yang harus disiapkan untuk melakukan produksi ulang.
4. Biaya operasi lebih rendah. Akibat kapasitas yang meningkat disertai dengan persediaan yang rendah, maka secara otomatis akan mengakibatkan biaya operasi lebih rendah. Tidak perlu penyimpanan bahan baku dan tidak perlu adanya biaya tambahan karena proses pengerjaan ulang.
5. Produktivitas lebih tinggi. Jika biaya operasi lebih rendah, maka dari rumus produktivitas adalah output/input akan diperoleh bahwa produktivitas akan lebih besar (dengan catatan output konstan). Tentunya produktivitas akan lebih besar lagi jika output semakin besar.
6. Meningkatkan kualitas. Akan tercipta cost advantage, artinya dengan kualitas yang sama baik, harga dapat ditetapkan menjadi lebih murah.

Terdapat dua jenis taktik pemeliharaan : pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan kerusakan.

(I) Pemeliharaan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Pemeliharaan pencegahan sebuah rencana yang meliputi pemeriksaan rutin, pemeliharaan, dan menjaga fasilitas tetap dalam kondisi baik utuk mencegah kegagalan.
Sebuah tingkat kegagalan awal yang tinggi, dikenal sebagai tingkat kematian dini (infant mortality), yang mungkin terjadi pada banyak produk. Yang dimaksud tingkat kematian dini sendiri yaitu tingkat kegagalan di awal kehidupan sebuah produk atau proses.

Hasil yang cacat / gagal akan menyebabkan tambahan biaya karena harus diproses kembali dan yang lebih besar resikonya adalah kurangnya kepercayaan konsumen kepada perusahaan akibat produk gagal. Tambahan yang timbul menyebabkan biaya produksi membengkak ( tidak minimal). Jika biaya produksi membengkak, maka harga barang menjadi tinggi.

Pemeliharaan yang periodic dan terencana sangat diperlukan pada fasilitas-fasilitas produksi, jika tidak akan mengakibatkan kerusakan “ Unit Kritis” dikarenakan :

• Kerusakan fasilitas tersebut akan menyebabkan terhentinya seluruh aktivitas proses produksi.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan mempengaruhi kualitas produk.
• Investasi yang ditanamkan dalam fasilitas tersebut cukup besar.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan membahayakan pekerja, baik kesehatan maupun keselamatannya.

Preventive maintenance ini dapat mengatasi kerusakan yang tiba-tiba terjadi. Hal ini dikarenakan preventive maintenance ini dapat mendeteksi dan menangkap sinyal kapan suatu system akan mengalami kerusakan serta menentukan kapan suatu system memerlukan service ( perbaikan).

Dengan teknik pelaporan yang baik, perusahaan dapat menjaga arsip proses, mesin, atau peralatan individu. Arsip seperti itu dapat menyediakan profil yang berisi baik jenis pemeliharaan yang diperlukan maupun waktu pemeliharaan yang dibutuhkan. Sejarah pemeliharaan peralatan merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah system pemeliharaan pencegahan, seperti halnya catatan mengenai waktu dan biaya perbaikan. Arsip seperti ini juga memberikan informasi serupa tentang keluarga peralatan begitu juga pemasok.

(II) Pemeliharaan Kerusakan / Perbaikan

Pemeliharaan kerusakan adalah pemeliharaan secara langsung yang terjadi ketika peralatan gagal dan harus diperbaiki dalam kondisi darurat atau dengan dasar prioritas.

Ada beberapa factor yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan mesin produksi, yaitu :

• Pemilihan rancang bangun yang tidak sesuai
• Keterampilan operator dan petugas pemeliharaan yang tidak mendukung dalam pegoperasian mesin produksi
• Kelalaian dalam pemeliharaan dasar, seperti kebersihan dan pelumasan
• Kondisi mesin atau peralatan yang sudah aus akibat gesekan, dan
• Kesalahan menjaga kondisi operasi mesin pada saat beroperasi

Kerusakan yang disebabkan beberapa hal di atas, akan mengakibatkan :

1. Inefisiensi operasi, karena harus melakukan pemrosesan ulang.
2. Reputasi yang buruk, karena berubahnya cara pandang konsumen terhadap produk.
3. Rendahnya profitability, karena berkurangnya permintaan konsumen dalam jangka panjang.
4. Kehilangan pelanggan yang beralih ke produk lain, karena produk yang gagal.
5. Menurunnya kualitas produk, karena produk yang gagal.
6. Karyawan menjadi tidak puas, karena menghasilkan produk yang gagal.
7. Keuntungan menjadi semakin rendah akibat menurunnya permintaan.

Karena itu perlu untuk meningkatkan kemampuan memperbaiki. Memperbesar atau meningkatkan fasilitas pemeliharaan dapat menjadikan system bekerja secara lebih cepat. Sebuah fasilitas pemeliharaan yang baik memerlukan enam fitur berikut :

1. Personel yang terlatih dengan baik
2. Sumber daya yang cukup
3. Kemampuan untuk menetapkan sebuah rencana perbaikan dan prioritas
4. Kemampuan dan otoritas untuk melakukan perencanaan material
5. Kemampuan untuk mengidentifikasi penyebab kerusakan
6. Kemampuan untuk mendesain cara untuk memperluas mean time between failures (waktu rata-rata kegagalan).

Pemeliharaan Produksi Total

Dengan memadukan manajemen kualitas total dengan pandangan strategis pemeliharaan dari sisi perancangan proses dan peralatan untuk pemeliharaan pencegahan.

Sebagai tambahan, pemeliharaan produktif total mencakup:

• Perancangan mesin yang andal, mudah dioperasikan, dan mudah dalam pemeliharaan
• Menekankan biaya kepemilikan total di saat membeli mesin, sedemikian rupa sehingga biaya pelayanan dan pemeliharaan sudah termasuk dalam biaya pembelian tersebut
• Membuat rencana pemeliharaan pencegahan yang memanfaatkan praktek operator yang terbaik, departemen pemeliharaan, dan depot pelayanan.
• Melatih pekerja untuk mengoperasikan dan memelihara mesin mereka sendiri.

B. RELIABILITY (KEANDALAN)

Pemeliharaan akan menyebabkan keterandalan, keterandalan akan menyebabkan efisiensi dan meningkatkan produktivitas. Untuk mengelola masing-masing komponen, maka teknik yang digunakan adalah :

Meningkatkan komponen individual

Untuk mengukur keandalan di sebuah sistem di mana setiap komponen atau individu mungkin hanya memiliki tingkat keandalan tersendiri, digunakan metode perhitungan keandalan sistem (Rs) sangat sederhana. Perhitungan ini mencoba menemukan hasil kali dari keandalan individu sebagai berikut:

Rs = R1 x R2 x R3 x … x Rn ..…(1)

Dengan asumsi bahwa keandalan sebuah komponen individu tidak bergantung pada keandalan komponen yang lain (setiap komponen berdiri sendiri).

Keterandalan juga dapat diartikan sebagai peluang yang berfungsi dalam waktu yang telah ditentukan. Ukuran keterandalan yang paling sering dilakukan adalah tingkat kegagalan produk ( product failure rate / FR). Perusahaan yang memproduksi peralatan berteknologi tinggi sering menyediakan data tingkat kegagalan produk mereka.

FR (%) = (Jumlah unit yang rusak/Jumlah unit yang diuji) x 100% ..…(2)

atau

FR (N) = Jumlah unit yang rusak/Jumlah unit-jam waktu operasi …..(3)


Juga menggunakan waktu rata-rata antara kegagalan ( mean time between failures / MTBF), yaitu waktu yang diharapkan di antara perbaikan dan kegagalan komponen, mesin, proses, atau produk yang berikutnya.

MTBF = 1 / FR (N) …..(4)

Menetapkan Redundancy

Untuk meningkatkan keandalan system, maka ditambahkan redundancy. Teknik ini digunakan untuk “menyokong” komponen dengan komponen tambahan ( cadangan). Hal ini dilakukan dengan menempatkan unit secara paralel dan merupakan taktik manajemen operasi standar.

Redundancy diberikan untuk memastikan bahwa jika sebuah komponen gagal, maka system memiliki sumber daya yang lain. Keandalan yang dihasilkan adalah kemungkinan komponen pertama bekerja ditambah dengan kemungkinan dari komponen cadangan ( komponen paralelnya) yang bekerja dikalikan dengan kemungkinan perlunya komponen cadangan.

Tujuan pemeliharaan dan keandalan adalah untuk mempertahankan kemampuan system, selagi mengendalikan biaya. Sebuah system pemeliharaan yang baik akan menghilangkan variabilitas system.

Trade-off antara pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan dengan pemeliharaan yang dilakukan oleh pemasok adalah dengan teknik pelaporan yang baik, perusahaan dapat menjaga arsip proses, mesin, atau peralatan individu. Arsip seperti itu dapat menyediakan profil yang berisi baik jenis pemeliharaan yang diperlukan maupun waktu pemeliharaan yang dibutuhkan. Sejarah pemeliharaan peralatan merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah system pemeliharaan pencegahan, seperti halnya catatan mengenai waktu dan biaya perbaikan. Arsip seperti ini juga memberikan informasi serupa tentang keluarga peralatan begitu juga pemasok.

Seorang manajer dapat mengevaluasi efektivitas fungsi pemeliharaan.
Untuk mengukur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan.
Factor karyawan dalam hal pemeliharaan dapat dilihat dari informasi yang dimiliki karyawan, keahlian yang dimilikinya, kompensasi yang diterima sebagai factor penguat motivasi dan kekuatan sinergi yang perlu dilakukan.
Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan, juga monitor dan penyesuaian.

Pada sebuah adu pendapat mengenai pemeliharaan pencegahan di Windsor Printers, pemilik perusahaan bertanya, “Mengapa harus diperbaiki sebelum alat tersebut rusak?”, "Bagaimana jika Anda sebagai direktur pemeliharaan menjawab pertanyaan tersebut?"

Seperti yang dijelaskan di atas, pemeliharaan pencegahan yang periodic dan terencana sangat diperlukan pada fasilitas-fasilitas produksi, jika tidak akan mengakibatkan kerusakan “ Unit Kritis” dikarenakan :

• Kerusakan fasilitas tersebut akan menyebabkan terhentinya seluruh aktivitas proses produksi.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan mempengaruhi kualitas produk.
• Investasi yang ditanamkan dalam fasilitas tersebut cukup besar.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan membahayakan pekerja, baik kesehatan maupun keselamatannya.

Oleh karena itu pemeliharaan sebelum mesin mengalami kerusakan sangat penting dilakukan. Bagaimana pun, konsekuensi kerusakan harus benar-benar dipertimbangkan. Bahkan beberapa kerusakan kecil dapat mengakibatkan malapetaka untuk produktivitas ke depannya.

 

Kata Mutiara Untuk Mahasiswa

From : Yulia Anggraini M.Kesos

Mahasiswa...
Jangan Perna Lelah Untuk Selalu Berusaha

Tetaplah Berjuang Untuk Menjadi Yang Terbaik
Karena Kalian Penerus Bangsa
:)

Kata Mutiara Untuk Mahasiswa

Mahasiswa, Penerus Bangsa
Jangan Berhenti Berusaha, Berjuang, BerDoa dan Bermimpi
Karena Nasib Bangsa Ada Di tangganmu.

Perkuliahan Ke 2 Manajemen Mutu

Perspektif Mutu

Yulia Anggraini M.Kesos

Pengertian Mutu

Dalam Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, mutu adalah suatu nilai atau keadaan. Secara umum ‘mutu’ dapat didefinisikan sebagai “karakteristik produk atau jasa yang ditentukan oleh customer dan diperoleh melalui pengukuran proses serta perbaikan yang berkelanjutan” (Soewarso, 1996: 7).  Pendapat ini lebih menekankan kepada pelanggan yaitu, apabila suatu pelanggan mengatakan sesuatu itu bermutu baik, maka barang/jasa tersebut dapat dianggap bermutu.

          Sebenarnya mutu dapat diartikan dengan cara yang berbeda-beda sesuai dengan sudut pandangan orang yang mengartikannya.  Pfeffer & Coote (1991: 12) berpendapat bahwa “kualitas merupakan konsep yang rumit”. Kualitas merupakan ide yang dinamis dan harus didefinisikan dengan tepat, agar dapat memberikan kejelasan pemahaman.  Meskipun demikian tidak akan menyebabkan kerancuan berpikir, karena yang terpenting kualitas akan terlihat dalam praktek dan disimpulkan dalam diskusi.

          Mutu memiliki beberapa pengertian yang berbeda menurut para ahli.  Goetsch D.L dan Davis D.L (1997:3) mendefinisikan mutu sebagai keadaan dinamik yang diasosiasikan dengan produk, jasa, orang, proses, dan lingkungan yang mencapai atau melebihi harapan.  Istilah “keadaan dinamik” di sini mengacu pada kenyataan bahwa apa yang dianggap bermutu dapat dan sering berubah sejalan dengan berlakunya waktu dan pergantian keadaan lingkungan.  Unsur “produk, jasa, orang, proses, dan lingkungan” menunjukkan bahwa mutu tidak hanya berlaku untuk produk dan jasa yang disediakan, melainkan juga orang dan proses yang menyediakan produk dan jasa itu serta lingkungan di mana produk dan jasa tersebut disediakan. 

Karena mutu sifatnya yang dinamis Dawood (2007:125) menjelaskan “Quality is elusive concept difficult to define; neither consultants nor business professionals agree on a universal definition. Part of the difficulty appears in expressing the philosophy and vision of quality in meaningful words and concepts.

          Dua perspektif dalam mendefinisikan mutu menurut Russel (dalam Purnama, 2006:14-15). 

·         Perspektif pertama adalah Producer’s perspective.  Menurut perspektif ini kualitas produk dikaitkan dengan standar produksi dan biaya; artinya produk dinilai berkualitas jika memiliki kesesuaian terhadap spesifikasi dan memenuhi persyaratan biaya.  

• Perspektif kedua, Consumer’s perspective, menyatakan kualitas produk dikaitkan dengan desain dan harga. Artinya kualitas produk dilihat dari karakteristik kualitas dan harga yang ditentukan.  Menurut kedua perspektif tersebut, kualitas produk dapat tercipta jika terjadi kesesuaian antara perspektif produsen dengan perspektif konsumen yang disebut dengan kesesuaian untuk digunakan (fitness for consumer use).

Mutu Memiliki Sifat Multifungsi

Mutu dikatakan memiliki sifat multidimensi.  Produk dan kualitas layanan memiliki sejumlah dimensi yang menentukan bagaimana persyaratan pelanggan tercapai.  Elyse (2006:1) mengungkapkan bahwa kualitas produk atau barang memiliki dua dimensi, yaitu:

1.     Physical dimension;  A product’s physical dimension measures the tangible product itself and includes such things as length, weight, and temperature.

2.    Performance dimension;  A product’s performance dimension measures how well a product works and includes such things as speed and capacity.

         

Perkuliahan 3 Manajemen Mutu

Delapan Prinsip Manajemen Mutu
Yulia Anggraini M. Kesos

ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip dasar.

Prinsip-prinsip ini digunakan oleh top management untuk membantu meningkatkan kinerja dari sebuah industri atau perusahaan. Berikut ini adalah 8 prinsip dasar ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001, p. 75-84):

1. Fokus Pelanggan
Industri atau perusahaan sangat tergantung pada pelanggan. Karena itu, setiap industri atau perusahaan harus memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan baik kebutuhan dan keinginan sekarang maupun yang akan datang.

Ex : Target Pelangannya Siapa?

2. Kepemimpinan
Pemimpin dari industri atau perusahaan harus mampu menetapkan tujuan dan arah dari industri atau perusahaan. Selain itu, pemimpin dari industri atau perusahaan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan industri atau perusahaan.

3. Keterlibatan Personel
Keterlibatan personel merupakan faktor yang penting. Dengan melibatkan seluruh personel, manfaat yang diterima industri atau perusahaan akan lebih besar. Manfaat-manfaat yang diperoleh apabila industri atau perusahaan menerapkan prinsip keterlibatan personel adalah:

}  Orang-orang dalam industri atau perusahaan menjadi termotivasi, memberikan komitmen, dan terlibat.

}  Orang-orang dalam industri atau perusahaan lebih giat dalam melakukan inovasi agar tujuan-tujuan industri atau perusahaan tercapai.

}  Orang-orang dalam industri atau perusahaan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.

4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Salah satu metode yang dipakai untuk pendekatan proses adalah PDCA. PDCA secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:

}  Plan : Tetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan

}  Do : Implementasi proses

}  Check : Memantau dan mengukur proses terhadap kebijakan tujuan dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya

}  Action : Lakukan tindakan perbaikan secara berkelanjutan

5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi terhadap industri atau perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya.

6. Peningkatan Terus-Menerus
Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus dilakukan untuk meningkatkan efektivitas organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi.

7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan
Keputusan yang efekif adalah berdasarkan pada analisis data dan informasi.
Analisis data dan informasi berguna untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan Suatu industri dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

 

Note  : Semoga Bermanfaat. Kesempurnaan datangnya dari Allah SWT dan kekurangan datangnya dari saya pribadi. Saran dan kritik yang membangun sangat saya harapkan.