Perkuliahan Ke 6 Manajemen Mutu

Yulia Anggraini M.Kesos

 

Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Langkah-Langkah Dalam Menerapkan ISO 9001:2000

Berikut ini dapat dilihat langkah-langkah yang diperlukan dalam menerapkan ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001):

1. Tahap Persiapan
Tahap persiapan ini meliputi persiapan pembentukan tim pengembangan mutu dan pelatihan dasar untuk memahami sistem manajemen mutu sesuai standar.

Kewenangan Untuk Program Audit

Pimpinan puncak harus menetapkan orang atau bagian yang ditunjuk untuk menetapkan pembuatan program audit internal maupun eksternal. Kewenangan ini dibebankan kepada Wakil Manajemen Mutu atau Bagian ISO.

Adapun Contoh Dari Persiapan Audit Kinerja
Dalam tahap ini dilakukan kegiatan-kegiatan yang merupakan tahap awal dari rangkaian Audit Kinerja sebagai dasar penyusunan Program Kerja Audit Tahap berikutnya. Tahap ini meliputi:
a. Pembicaraan pendahuluan dengan auditan
b. Pengumpulan informasi umum dalam pengenalan terhadap kegiatan yang diaudit
c. Pengidentifikasian aspek manajemen atau bidang masalah yang menunjukkan kelemahan dan perlu dilakukan pengujian lebih lanjut.
d. Pembuatan ikhtisar hasil persiapan Audit Kinerja.
 

Dalam pengumpulan informasi kegiatan persiapan Audit Kinerja mencakup:
1. Organisasi
2. Peraturan perundangan yang berlaku
3. Tujuan, Visi, Misi, sasaran, strategi dan kegiatan usaha
4. Sistem dan prosedur
5. Data keuangan
6. Informasi lainnya yang relevan
Simpulan Hasil Persiapan Audit Kinerja yang disusun setelah kegiatan persiapan Audit Kinerja selesai. Simpulan hasil Audit Kinerja ini antara lain meliputi mengenai kelemahan-kelemahan yang harus dikembangkan lebih lanjut dalam tahap audit berikutnya. Dari simpulan tersebut dibuat program audit tahap pengujian pengendalian manajemen. (Deputi Bidang Akuntan Negara, 2001: 8-15).

2. Tahap Pengembangan
Tahap pengembangan ini melibatkan aktivitas industi atau perusahaan, meninjau semua dokumentasi yang ada dan mengembangkan sistem mutu dalam organisasi.

Pelatihan yang lebih detil lagi mungkin diperlukan untuk pelatihan karyawan dalam kunci-kunci pengembangan mutu. Jika industi atau perusahaan berskala cukup besar, bisa dipertimbangkan untuk menggunakan konsultan eksternal untuk membantu mempersiapkan sistem manajemen mutu.

Adapun yang Dapat Dilakukan Didalam Tahap Pengembangan Ialah Persiapan Pemeriksaan Dalam Pemeriksaan Ulangan
1) Tim mempelajari Kertas Kerja Audit (KKA) tahun terakhir pemeriksaan
2) Ketua Tim bersama-sama pengawas pemeriksaan mengadakan pembicaraan dengan pemimpin obyek pemeriksaan
3) Tim melakukan review dan penilaian terhadap system pengendalian intern dan program pemeriksaan obyek yang diperiksa yang telah dipersiapkan oleh tim pemeriksa sebelumnya
4) Pengawas pemeriksaan mereview hasil penilaian terhadap sistem pengendalian intern dan program pemeriksaan.

Dalam tahap persiapan audit, tim audit mengumpulkan informasi pendukung kegiatan audit mencakup:
1. Informasi mencakup keseluruhan organisasi
2. Peraturan perundangan yang berlaku
3. Tujuan, Visi, Misi, sasaran, strategi dan kegiatan usaha auditan
4. Sistem dan prosedur yang digunakan di perusahaan yang diaudit
5. Data keuangan, untuk mengetahui tingkat kesehatan perusahaan
6. Informasi lainnya yang relevan
 

Untuk memperoleh informasi yang diperlukan, auditor mengadakan kerjasama dengan satuan pengawas intern dari auditan atau yang diperiksa. Cara yang dilakukan auditor untuk memperoleh informasi agar informasi yang diperoleh memiliki kualitas, valid, akurat, dan relevan dengan sasaran kegiatan yang diaudit adalah:
1. Pembicaraan dengan auditan
Untuk memperoleh informasi yang bernilai dari para pejabat dan pegawai terkait, khususnya mengenai kelemahankelemahan yang belum ada penyelesaiannya.
 

2. Wawancara dengan pihak lain (stakeholders auditan)
Dapat diperoleh informasi yang berguna dalam menetapkan tujuan audit dan mengidentifikasikan kelemahan auditan.
 

3. Pengamatan/observasi fisik
Pengamatan fisik berguna dalam survei yang berkaitan dengan keekonomisan dan efisiensi.
 

4. Mereview laporan Manajemen
Informasi dari perbandingan realisasi dengan anggarannya, laporan keuangan, laporan biaya masing-masing bagian, laporan informasi, dan sebagainya. Auditor perlu menganalisis laporan dengan menggunakan perbandingan, melihat perbedaan yang penting dan mengungkapkannya
 

5. Mereview laporan hasil audit sebelumnya
Suatu sumber informasi dalam setiap auditan adalah arsip mengenai studi dan laporan audit pada audit yang bersangkutan. Hasil pemeriksaan Satuan Pengawas Intern
(SPI) dapat dipakai sebagai pertimbangan dalam membuat keputusan mengenai ruang lingkup survei dan audit.
 

6. Mereview sistem dan prosedur
Dengan merevieu sistem dan prosedur dapat diperoleh informasi mengenai kekuatan dan kelemahan pengendalian manajemen perusahaan. Akhir dari kegiatan tahap persiapan Audit Kinerja, Tim audit kemudian membuat simpulan kegiatan dari hasil kegiatan persiapan audit yang memuat mengenai kelemahan-kelemahan yang dijumpai dalam kegaiatan audit. Kelemahan yang teridentifikasi tersebut akan dikembangkan lebih lanjut dalam tahap audit berikutnya, yaitu tahap pengujian pengendalian manajemen.

3. Tahap Implementasi
Sistem manajemen mutu yang telah dikembangkan perlu diimplementasikan dalam proyek yang sebenarnya untuk selanjutnya dikaji dalam tahap berikutnya.

Adapun yang dapat dilakukan dalam tahap Implementasi ialah Melaksanakan aktivitas-aktivitas utama audit, masih ada aktivitas lain yang perlu dilakukan yaitu tahap penindaklanjutan. Dalam tahap ini akan melibatkan auditor, pihak manajemen (auditee), dan pihak yang berkompeten. Tahap penindaklanjutan bertujuan untuk memastikan/memberikan pendapat apakah rekomendasi yang diusulkan oleh auditor sudah diimplementasikan.
 

Prosedur penindaklanjutan dimulai dengan tahap perencanaan melalui pertemuan dengan pihak manajemen untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi organisasi dalam mengimplementasikan rekomendasi auditor. Kemudian auditor mengumpulkan data-data yang ada dan melakukan analisis terhadap data-data tersebut untuk kemudian disusun dalam sebuah laporan.
 

Peranan auditor dalam mengimplementasikan rekomendasi audit hanya sebagai pendukung, untuk menjaga obyektivitas dan independensi auditor, karena ada kemungkinan dimasa-masa yang akan datang organisasi tersebut akan diaudit oleh auditor yang sama. Auditor akan memberikan penjelasan tentang bagaimana dan mengapa sebuah rekomendasi diberikan dan memonitor tindakan manajemen sehubungan dengan laporan audit untuk mengetahui perkembangan pengimplementasian rekomendasi audit.

4. Tahap Audit
Audit sistem manajemen mutu dilaksanakan setelah implementasi berjalan untuk jangka waktu yang telah ditentukan. Tujuan dari audit sistem manajemen mutu adalah untuk memastikan apakah semua operasional dalam organisasi sudah berjalan sesuai dengan prosedur.

Pembuatan Kertas Kerja Audit (KKA)
Selama proses pemeriksaan auditor mengumpulkan buktibukti mengenai apa yang dikerjakan dan apa yang ditemukan selama melakukan pemeriksaan. Semua bukti-bukti itu
dikumpulkan dan didokumentasikan oleh auditor dalam bentuk kertas kerja audit.
 

Pada tahap pemeriksaan pendahuluan informasi yang dikumpulkan pada KKA dalam bentuk paparan. Dengan melakukan analisis terhadap paparan informasi tersebut, auditor akan dapat menemukan bukti-bukti atas 3 elemen, yaitu kriteria, penyebab dan akibat dari sasaran pemeriksaan sementara. Pada tahap review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen, kertas kerja yang disusun oleh auditor harus dapat menunjukkan bahwa bukti yang dikumpulkan adalah cukup memberikan keyakinan bagi auditor atas kompetensi system pengendalian manajemen organisasi yang diperiksa. Kertas kerja untuk tahap pemeriksaan terinci (review dan pengujian IKK dan review operasional) harus menunjukkan buki-bukti yang dikumpulkan adalah cukup guna mencapai suatu kesimpulan atau pendapat atas sasaran pemeriksaan yang sesungguhnya.

Pelaporan Hasil Audit
Langkah-langkah pelaporan hasil pemeriksaan:
1) Ketua Tim menyusun Konsep Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) berdasarkan Kertas kerja Audit yang dibuat Tim Audit
2) Konsep Laporan Hasil Pemeriksaan diserahkan ke Pengendali Teknis, selanjutnya Pengendali teknis menyerahkan konsep LHP tersebut kepada Pengendali Mutu atau Kepala Bidang untuk direview.
3) Kemudian konsep LHP diserahkan kepada Kepala Perwakilan BPKP untuk disetujui dan digandakan
4) Laporan Hasil Pemeriksaan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Perwakilan kemudian kepada Obyek 

Pemeriksaan yang bersangkutan dan dikirim ke BPKP pusat. Penyampaian hasil-hasil pekerjaan audit dalam bentuk laporan tertulis merupakan sebuah ukuran yang nyata atas nilai sebuah pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor, sehingga auditor akan menyajikan laporan hasil audit yang berisi kesimpulan dari keseluruhan kegiatan Audit Kinerja yang telah dilaksanakan dengan mengikuti prosedur audit, yang merupakan criteria penting bagi kesuksesan atau kegagalan pekerjaan audit. Laporan audit untuk Audit Kinerja mempunyai struktur dan format yang hampir sama dengan laporan audit pada umumnya. Kekhususan laporan Audit Kinerja terletak pada bagian pemberian rekomendasi untuk perbaikan.
Laporan Audit Kinerja terdiri atas:
1. Pendahuluan
a. Umum
b. Memorandum ( Surat Pengiriman)
c. Laporan Ringkasan
d. Daftar Isi Laporan secara keseluruhan
e. Daftar Tabel dan Gambar
2. Teks
a. Pendahuluan
b. Isi, mencakup:
– Pengantar masalah
– Temuan-temuan
– Kesimpulan dan rekomendasi
c. Komentar pihak manajemen (auditee)
3. Referensi Masalah
a. Lampiran
b. Catatan kaki

5. Tahap Sertifikasi
Tahap ini meliputi sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang terakreditasi. Setelah melalui tahap ini, industi atau perusahaan resmi sebagai pemegang sertifikat ISO.

Adapun Contoh Dari Sertifikat ISO. Sebagai Berikut :