Kelompok 4 :
1. Ahmad Fauzi
2. Evie
Damayanti
3. Ririn Aulia
PENULISAN
LAPORAN SINGKAT
A .
Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit
bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara
umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary
parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan
rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja.
Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body)
suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam
suatu laporan formal, antara lain :
a. Gaya penulisan
pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b. Grafik
untuk lebih menekankan penulisan.
c. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
d. Format
memo atau surat.
B.
Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing
elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu
laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
- Preprinted
Bentuk
sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang
dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah
laporan otoritas.
- Surat
Format
surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua
bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
- Memo
Format
yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak
intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
- Manuskrip
Laporan
ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
C. Pengorganisasian
Laporan Singkat
1. Pengorganisasian
Memo dan Laporan Informasional
Laporan
informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan
istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu
terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara
tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang
seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi
harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan
tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang
praktis.
Laporan
informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan
aktivitas personal dalam suatu konferensi.
a. Laporan
Periodik (Berkala)
Laporan
periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam
suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik
ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga
manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.
Kebanyakan
laporan disusun berdasarkan urutan berikut :
1) Peninjauan
atas Tanggung Jawab Rutin
2) Diskusi
/ Pembahasan Proyek Khusus
3) Rencana
Periode yang akan Datang
4) Analisis
Masalah / Problem
b. Laporan
Aktivitas Personal (Individu)
Laporan
aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi
selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini
untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau
keputusan yang muncul.
2. Pengorganisasian
Laporan Analitikal
Berbeda
dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal
dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu
kesimpulan atau rekomendasi.
Contoh-contoh
laporan analitikal ialah sebagai berikut :
a. Laporan
Justifikasi
Ialah
usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak
untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan
Bisnis Baru di Luar Klien
Usulan
untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.
c. Laporan
Troubleshooting
Laporan
trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang
kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.
Namun,
tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa
laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra.
Laporan analitikal juga dapat disusun dengan membandingkan beberapa
alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa
kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk
memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas
kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar